DSGVO News, 8 Monate nach der Einführung sind wenig Betriebe vorbereitet

Die DSGVO ist nun seit 8 Monaten anwendbar und ich möchte Ihnen eine kurze Übersicht geben.
Zuerst einmal möchte ich allen Kunden für gute Zusammenarbeit danken. Leider war ich Aufgrund der hohen Anfragen von Betroffenen meiner Kunden nicht so schnell mit den Auditierungen wie geplant. Auf der anderen Seite war das Setup des Datenschutzmanagements in den Betrieben auch nicht ganz einfach. Verantwortlichkeiten mussten geklärt werden und Datenströme personenbezogener Daten ermittelt und beurteilt werden. Auch die Anforderungen an die IT und die Bemühungen der Umsetzung konnten in der Regel nicht zeitnah umgesetzt werden. Ich danke Ihnen nochmals für Ihre Geduld.

DSGVO und Abmahnungen nach UWG:
Eine wichtige Entscheidung der Gerichte im Zusammenhang mit der DSGVO ist wohl, dass die nicht Einhaltung der DSGVO nun auch in diversen Abmahnungen auftaucht und als Verstoß gegen das UWG geltend gemacht werden kann. Es gibt zwar vereinzelte Gerichte, die bei diesen Fällen anders entschieden haben aber letztlich hat nun ein OLG (Hamburg) zugestimmt, dass diese Abmahnungen rechtsgültig sind. Das heißt, dass ein Mitbewerber eine Abmahnung mit Unterlassungserklärung Aufgrund eines Verstoßes gegen die DSGVO als wettbewerbswidrig abmahnen kann. Ein Beispiel hierfür wäre zum Beispiel ein fehlenden SSL Zertifikat auf Webseiten auf denen personenbezogene Daten eingegeben werden können oder eine nicht korrekte Datenschutzerklärung. Leider sind die Abmahnungen an Unternehmen damit in den letzten 3-4 Monaten sprunghaft angestiegen. Bei nötigen Änderungen an Ihrer Webseite halte ich Sie informiert.

ePrivacy und faulige Coockies:
Viel Wirbel gab es auch um diverse Anbindung an die Social-Media Kanälen und auch Google Dienste, die in viele Firmenwebseiten eingebunden sind. Firmen sind praktisch mitverantwortlich für den Datenschutz der Nutzer Ihrer Social-Media Profile und müssen an verschiedenen Stellen deutlich darauf hinweisen. Leider ist die Geschichte hier auch noch nicht zu Ende, da uns nach der DSGVO noch die ePrivacy Verordnung ins Haus steht (2020). Zu diesem Thema erhalten Sie in Kürze noch einen gesonderten Newsletter.

Behörden verhängen erste Bußgelder wegen Verstößen gegen DSGVO:
Bundesweit ergingen bisher in 41 Fällen Bußgeldbescheide wegen DSGVO-Verstößen. Vor allem kleine Unternehmen sind auf die neuen Regeln offenbar nicht vorbereitet.
Auf der Behördenseite nehmen die Aktivitäten zur DSGVO deutlich Fahrt auf. Verschiedene Datenschutzbehörden der Bundesländer haben Stichprobenweise Fragebogen an Betriebe geschickt, um den Stand der DSGVO Umsetzung abzufragen. Die Anzahl der Beschwerden bei Behörden ist nicht nur in Deutschland explodiert. Erste Zahlen beschreiben über 40.000 ernst zu nehmende Beschwerden und 20.000 Eigenmeldungen von Datenpannen in Firmen in ganz Europa.

Die deutschen Datenschutzbehörden rüsten auf:
Bisher liegen noch nicht aus jeder Landesbehörde Zahlen vor. „Die Anzahl der Beschwerden hat sich gegenüber dem Jahr 2017 um 30 Prozent erhöht, die Anzahl der Beratungen hat sich mehr als verdoppelt, die Anzahl der gemeldeten Datenpannen im Jahr 2018 hat sich mit 774 mehr als verzehnfacht“, teilte etwa der Landesdatenschützer von Baden-Württemberg, Stefan Brink, dem Handelsblatt auf Anfrage mit.
Alles in Allem wird die DSGVO langsam ernst genommen und viele Unternehmen nutzen die Gelegenheit, um Ihre IT deutlich sicherer zu gestalten, was nicht nur dem Schutz personenbezogener Daten dienlich ist, sondern auch der Absicherung des Geschäftsinhaltes.

Stand der DSGVO Umsetzung bei ca. 72%
Auch bei meinen Kunden gab es diverse Datenpannen und wie bereits erwähnt sehr viele Anfragen von Betroffenen. Die Erfüllung aller AV Vertragsanforderungen war neben den Auditterminen der größte Brocken meiner Arbeit. Die Abstimmung der einzelnen Parteien und die Vielfallt der unterschiedlichen AV Vertragsmuster ist aufwendig.

In der Gesamtheit aller Kunden Betriebe ist der Status der Umsetzung der DSGVO im Durschnitt bei 72% und damit schon deutlich besser als der Durschnitt aller bundesdeutschen Betriebe (46%), nach ersten Umfragen des Handelsverbandes. Eine Statistik dazu veröffentliche ich im Februar in meinem Blog. Ich danke Ihnen für das entgegengebrachte Vertrauen und dieses gute Ergebnis.

20. Oktober 20182. Oktober 2022

DSGVO Hilfe für KMU und Vereine

Letzten Monat haben wir mit dem Bau der Workshop Plattform DSBOK AKADEMIE begonnen. Die DSGVO Workshop Plattform soll kleine und mittelständische Betriebe, Arztpraxen, Vereine und sonstige Einrichtungen mit nicht mehr als 20 Mitarbeitern unterstützen. Die Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung macht insbesondere kleineren Firmen zu schaffen. Bis zum Frühjahr 2019 entsteht unter www.dsbok-akademie.de eine Online Workshop Plattform, mit der Firmeneigentümer Ihre Firma auf die DSGVO vorbereiten und die wichtigsten Anforderungen umsetzten und protokollieren.

Die DSBOK-Akademie wird ab 2023 als Datenschutz YOUTUBE Kanal geführt. Webinare und Schulungen können über unsere neue Webseite gebucht werden:

DSGVO Seminare & Workshops

DSGVO-Hilfe Portal

Als DSGVO Hilfe für kleine Firmen und Einzelunternehmen, haben wir die Webseite DSGVO-HILFE.COM mit Bestellmöglichkeit gestartet. Hier finden Sie neben den DSGVO-Hilfe Paketen auch Schwachstellenprüfungen für Webseiten und Server.

9. Oktober 2018

US Gesetz hebelt DSGVO aus

Gemäß dem Patriot Act von 2001 müssen US-Unternehmen personenbezogene Daten auf Verlangen von US-Behörden herausgeben. Dies galt bisher allerdings nur, wenn die Daten in den USA lagen. Mit dem CLOUD Act stellt die Trump Regierung nun auch den Zugriff auf ausländische Server sicher.

Entgegen dem Titel des Gesetzes hat es nicht zwingend etwas mit Cloud-Diensten zu tun. C.L.O.U.D steht für „Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act“, ( „Gesetz zur Klarstellung des rechtmäßigen Umgangs mit Daten im Ausland“). Das Gesetz stellt sicher, dass es keine Rolle mehr spielt, ob Daten „in der Cloud“ oder in einem bestimmten Datenzentrum gespeichert sind – ob im In- oder Ausland.

Unternehmen in den USA müssen gemäß dem sogenannten Patriot Act gespeicherte Daten, die Gegenstand strafrechtlicher Ermittlungen sind, auf behördliche oder richterliche Anweisung herausgeben. Auch wenn die Voraussetzungen für eine solche Zusammenarbeit zwischen Behörden und Unternehmen im Detail voneinander abweichen, gilt dies im Grundsatz so in vielen Ländern. Ein neues LIcht hat allerdings ein Streit zwischen dem US-Konzern Microsoft und der US-Regierung auf dieses Thema geworfen. Das Unternehmen hatte sich einer richterlichen Anordnung auf Datenherausgabe widersetzt, weil sich die Daten nicht in den USA, sondern in einem Rechenzentrum in Irland befanden.

Microsoft argumentierte in dem Fall mit dem Datenschutz und damit, dass das Datenschutzrecht des Landes gelte, in dem die Daten gespeichert sind. Und das sieht in einem solchen Fall vor, dass irische Behörden und Gerichte auf der Basis von Rechtshilfeabkommen ihren US-Kollegen Amtshilfe gewähren oder eben verweigern. Nur bei Vorliegen aller entsprechenden Voraussetzungen darf dann eine Datenübermittlung stattfinden. Unabhängig von Daten ist Amtshilfe bislang bei grenzüberschreitenden strafrechtlichen Ermittlungen stets das übliche Vorgehen.

Am 17. April 2018 erklärte der US Supreme Court, das höchste US-amerikanische Gericht, den Rechtsstreit auf Antrag der US-Regierung für erledigt. Nun muss Microsoft den US-Ermittlungsbehörden Zugriff auf die in der EU gespeicherten Daten gewähren. Der Grund für diese überraschende Wendung liegt in einem neuen Gesetz, das den Zugriff US-amerikanischer Behörden auf Daten erheblich ausweitet – sogar rückwirkend.

Der CLOUD Act der USA verlangt die Herausgabe von Daten unabhängig davon, ob sie sich in den USA oder anderswo befinden. Das steht im Konflikt mit dem Recht der EU und ihrer Mitgliedsstaaten. Ohne Rechtshilfeabkommen dürfen personenbezogene Daten alleine schon aufgrund der DSGVO nicht an US-Behörden übergeben werden. Betroffene Unternehmen müssen sich also entscheiden, welches Recht sie verletzen. Eine auf Dauer inakzeptable Situation. Ob sich die USA doch noch auf Gespräche mit der EU zur Lösung dieser Gemengelage einlässt, ist offen. Bislang will sie nur direkt mit den Regierungen einzelner Staaten sprechen.

Firmen wie Microsoft hatten z.B. Ihren Service Office 365 aus Datenschutzgründen in Datencentren der T-Systems in Deutschland ausgelagert um selber keinen Zugriff mehr auf die Daten zu haben. Mit dem CLOUD Act kann auch diese Lösung nicht vor Zugriffen der US Regierung schützen.

Wie sich dieser Konflikt angesichts ablehnender Haltung der US-Regierung zu Gesprächen über diesen Punkt mit der EU-Kommission lösen lässt, ist derzeit nicht absehbar. Leidtragende sind die Unternehmen. Wer als Betroffener auf Nummer sicher gehen will, muss künftig nicht nur darauf achten, wo seine Daten gespeichert sind, sondern auch, wo das speichernde Unternehmen seinen Sitz hat. Das gilt auch für nicht personenbezogene Daten, die etwa Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse umfassen.

1. September 201814. Juli 2019

DSGVO und Visitenkarten

Eine Frage, die ich sehr häufig von meinen Kunden höre ist: Jemand überreicht mir auf einer Messe oder sonstiger Begebenheit seine Visitenkarte. Muss meine Firma denjenigen über unsere Datenschutzhinweise informieren?

Der Betroffene nimmt in diesem Fall persönlich den Kontakt auf. Eine formalistischer gestufter Informationsprozess wäre hier angebracht. Dazu gehört zum einen die mündliche Basisinformation mit dem Hinweis auf die Datenschutzerklärung auf der Internetseite.

Pragmatisch und nach dem Sinn und Zweck der Regelung zur Informationspflicht handelt es sich bei der Abspeicherung der Angaben einer Vistenkarte um eine Fallgestalltung des Art. 13, Abs. 4 der DSGVO:

Die Informationspflicht entfällt. Denn der Betroffene hat damit, dass er mit seiner Vistenkarte ausgehändigt, schon zum Ausdruck gebracht, dass er über alle Informationen verfügt, die es Ihm gestatten, die weitere Datenverarbeitung hinzunehmen.

Nicht desto Trotz, dürfen Sie den Betroffenen nun nicht einfach mit Werbemails beschicken. In der Regel spricht man hier auch von einem „Singel Opt-In“ (SOI). Heißt, Sie dürfen den Betroffenen nur bezüglich der bei der Übergabe besprochenen Thematik anschreiben (Zweckbindung). Gegen eine weitere gegenseitige Kommunikation ist auch nichts einzuwenden. Weitere E-Mails werblicher Form bedürfen jedoch eines Doppel-Opt-Ins (DOI).

Spätestens wenn Sie dem Kontakt ein Angebot schicken und seine personenbezogenen Daten in einem CRM System oder ERP System speichern, ist ein Hinweis zum Datenschutz notwendig.

Auf jeden Fall sollten Sie nicht vergessen, auch in Ihren E-Mails einen Hinweis mit Verlinkung auf Ihre Datenschutzerklärung zu geben. Damit kommen Sie ganz automatisch Ihrer Informationspflicht nach DSGVO innerhalb Ihrer Korrepondenz nach.

27. Juli 201818. August 2018

Muss mit Steuerberatern ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach der DS-GVO geschlossen werden?

Im DSK-Kurzpapier vom 20.7.2018 der Datenschutzkonferenz wird hierzu nun ganz klar Stellung genommen:

In dem bundesweit abgestimmten DSK-Kurzpapier Nr. 13 zur Auftragsverarbeitung nach der DSGVO steht u.a. folgendes:
„Keine Auftragsverarbeitung, sondern die Inanspruchnahme fremder Fachleistungen bei einemeigenständig Verantwortlichen, für die bei der Verarbeitung (einschließlich Übermittlung) personenbezogener Daten eine Rechtsgrundlage gemäß Art. 6 DS-GVO gegeben sein muss, sind beispielsweise in der Regel die Einbeziehung eines – Berufsgeheimnisträgers (Steuerberater, Rechtsanwälte, externe Betriebsärzte, Wirtschaftsprüfer) …“
Bei Steuerberatern ist nach unserer Auffassung zu sehen, dass diese nach dem insoweit geltenden Fachrecht (Steuerberatungsgesetz) als Freiberufler selbständig, weisungsunabhängig und eigenverantwortlich tätig sind und dementsprechend auch einer strafbewehrten persönlichen Geheimhaltungspflicht unterliegen (vgl. z. B. § 57 Steuerberatungsgesetz, § 203 Abs. 1 Nr. 3 des Strafgesetzbuches). Das widerspricht der Weisungsgebundenheit im Sinne von Art. 28 Abs. 3 lit. a
DS-GVO. Des Weiteren ist den Steuerberatern eine gewerbliche Tätigkeit außerhalb des Steuerberaterrechts grundsätzlich untersagt (§ 57 Abs. 4 Nr. 1 Steuerberatungsgesetz). Auch wenn Steuerberater nur die Lohnbuchhaltung für einen Mandanten durchführen, müssen sie dafür aufgrund des Steuerberaterrechts die eigene Verantwortung übernehmen und können
sich nicht, wie allgemeine Dienstleister zur Lohnabrechnung, auf Weisungen von Mandanten berufen.

Weiterführende Links:
Datenschutzkonferenz, Kurzpapier 13

Steuerberater arbeiten deshalb aus unserer Sicht regelmäßig eigenverantwortlich aufgrund eines Mandantenvertrags und dürfen von den Mandanten im Rahmen der Erforderlichkeit für ihre Tätigkeit im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO personenbezogene Kunden- und/oder Arbeitnehmerdaten verarbeiten.

16. Juni 20189. Oktober 2018

AV Verträge (Auftragsverarbeitung) ehem. Auftragsdatenverarbeitung

Wann brauche ich einen AV-Vertrag?

Immer wenn personenbezogene Daten an Dritte zur Verarbeitung weitergegeben werden, muss mit dem Verarbeiter ein AV-Vertrag geschlossen werden.
Dieser AV- Vertrag sichert den DSGVO konformen Umgang mit den personenbezogenen Daten.

Firmen haben in der Regel eingehende AV-Verträge und ausgehende AV-Verträge.

AV-Vertrag Eingang:

Ein von Ihnen beauftragter Dienstleister verarbeitet personenbezogene Daten von Ihnen oder einem Kunden von Ihnen und sichert uns durch den AV-Vertrag den DSGVO konformen Umgang damit zu.
Beispiel: Werbeagentur, Hosting Anbieter, IT Dienstleister, Google, usw. Diese AV-Verträge müssen proaktiv eingefordert werden

AV-Vertrag Ausgang:

Sie verarbeiten für Dritte personenbezogene Daten und sichern unseren Kunden durch den AV-Vertrag den DSGVO konformen Umgang damit zu.
Beispiel: Auftragsdatenverarbeitung, Sonstige Service Leistungen
Diese AV-Verträge werden in der Regel von Ihren Kunden angefordert

AV- Vertrag Koppelung:

Wenn Sie Leistungen Dritter in Anspruch nehmen um Ihren Kunden Produkte oder Dienstleistungen anzubieten, müssen Sie die Eingangs AV-Verträge mit diesen Dritten mit den Ausgangs AV-Verträge an Ihre Kunden gegebenenfalls abgleichen. Sie sollten in den Ausgangs AV-Verträgen nie ein höheres Datenschutzniveau zusichern als das welches Ihnen von dem Dritten zugesichert wird. Ob Sie Koppelungen haben, geht aus dem Verzeichnis der verarbeitenden Tätigkeiten hervor.

Für Fragen und Erläuterungen stehe ich gern zur Verfügung.

8. Juni 201810. Juni 2018

Abmahnradar DSGVO, Google Fonts

Viele warnten vor tollwütigen Abmahnanwälten und es gibt sie wirklich.

Schon kurz nach dem Stichtag 25.5. zur DSGVO, trudelten bei den ersten Abmahnungen bei Firmen ein.

Beanstandungsgrund: Nutzung von Google Fonts auf der Webseite

Scheinbar werden deutlich mehr Daten als angenommen übermittelt, wenn betreffende Webseiten im Hintergrund die Fonts über den Google Server beziehen.

Auch ein Hinweis in der Datenschutzerklärung zu Google Fonts soll nicht ausreichend sein. Nach Ansicht einiger Gerichte bedarf es der Zustimmung durch den Besucher, wenn zusätzliche nicht definierte Daten an den Google Server übermittelt werden.

Was können Sie tun:

Wenn Ihre Webseite Google Fonts benutzt, veranlassen Sie Ihren Webmaster die Google Fonts wenn möglich nicht mehr zu benutzen. Wenn das nicht geht, sollten die Google Fonts auf dem Server installiert werden, auf dem die Webseite ausgeliefert wird. Dann können die Google Fonts benutzt werden ohne dass eine Verbindung zum Google Server hergestellt wird.

Wenn Sie WordPress benutzen, installieren Sie ein entsprechendes Plugin zum deinstallieren der Google Fonts in dem Template.

25. Mai 201810. Juni 2018

Die neuen GSGVO Regeln werden uns noch lange beschäftigen

Berlin, 24.05 2018

Presseinformation

Start DS-GVO am 25. Mai 2018: „Die neuen Regeln werden uns noch lange beschäftigen.“

BvD-Experten begleiten Unternehmen und Behörden bei der Umsetzung

Mit dem Start der Datenschutz-Grundverordnung am Freitag beginnt in Europa eine neue Zeitrechnung für den Datenschutz. Doch in einigen Punkten fehlt Unternehmen, Selbständigen und auch den Aufsichtsbehörden noch Rechtssicherheit. „Die neuen Regeln werden uns noch lange über den 25. Mai hinaus beschäftigen“, sagte BvD-Vorstand Thomas Spaeing am Donnerstag in Berlin.

Rechtsunklarheit besteht laut Spaeing unter anderem beim Beschäftigtendatenschutz und in der Abstimmung mit der ePrivacy-Verordnung, die aller Voraussicht erst Ende 2019 an die DS-GVO angepasst wird. Ein vielfach diskutiertes Thema ist auch der Medienbruch bei den Informationspflichten, z. B. bei der Videoüberwachung oder auch der einfachen Kontaktaufnahme im Geschäftsleben.

Auch deshalb hofft der BvD, dass die Aufsichtsbehörden mit dem Start der DS-GVO zunächst „mit Augenmaß“ Unternehmen bei der Umsetzung der Richtlinien begleiten werden. „Auch die Aufsichtsbehörden wissen um die vielen Fragen, die noch ungeklärt sind“, sagte Spaeing. „Deshalb sollten Unternehmen sie nicht als Gegner, sondern als Partner verstehen“. Wichtig sei allerdings, dass die Unternehmen auch die Bereitschaft zeigten, das neue Regelwerk umzusetzen.

Der BvD stellt für Behörden und Unternehmen, die noch fachkompetente Datenschutz-Experten suchen, eine Übersicht der Mitglieder zur Verfügung. „Nach dem Ansturm der letzten Monate erhalten wir von unseren Mitgliedern Hinweise, dass sie wieder Kapazitäten haben“, sagte Spaeing.

Zudem stellt der BvD auf seiner Internetseite www.bvdnet.de aktuelle Informationen zur DS-GVO bereit.

Ihr BvD-Ansprechpartner:

Vorstandsvorsitzender Thomas Spaeing, Budapester Straße 31, 10787 Berlin

Tel: 030 . 26 36 77 60, E-Mail: bvd-gs@bvdnet.de

5. Mai 20185. Mai 2018

Dateien für den E-Mailversand mit Passwort schützen

Dies gilt natürlich nicht nur für Inhalte mit personenbezogenen Daten sondern auch für betriebsinterne Informationen! Es ist leichter als Sie denken E-Mail Verkehr abzufangen.

Für alle Windows Benutzer gibt es eine gute Nachricht. Wer Office verwendet kann ganz einfach Office Dateien wie Word oder Excel mit einem Passwort versehen:

Navigieren Sie im geöffneten Dokument auf "Datei". Bei Windows 10 sieht das dann so aus: (Wenn Sie eine ältere Windows Version benutzen bitte über die Hilfefunktion suchen)

Wenn Sie "Dokument schützen" anklicken bekommen Sie eine Auswahl von Möglichkeiten aus der Sie "Mit Kennwort verschlüsseln" wählen.

WICHTIG: Merken Sie sich das Passwort und schreiben Sie es auf.
Auch hier gilt mindestens 8 Zeichen mit Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen.

Nun kann das ausgewählte Dokument nur noch mit diesem Passwort geöffnet werden.

Die Übermittlung des Passwortes zum E-Mailempfänger kann dann vorab entweder telefonisch oder per SMS erfolgen.

BITTE NICHT ÜBER WHATS-APP VERSCHICKEN!!

Sollten Sie häufiger Passwortgeschützte Dateien verschicken, sollte man auch hier in regelmäßigen Abständen das Passwort ändern. Es muss ja nicht wöchentlich sein aber alle 3 Monate ist eine Empfehlung.

By-The-Way:
Hat Ihr Handy eine Virus Software? Die meisten PC´s und Laptops haben so etwas. Beim Handy sind wir deutlich nachlässiger obwohl wir dort viele sensible Daten bevorraten, verschicken und empfangen.

29. April 201819. Mai 2018

Meldung des Datenschutzbeauftragten in Hessen

"Aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung sind hessische Verantwortliche und Auftragsverarbeiter ab dem 25. Mai 2018 gem. Art. 37 Abs. 7 DS-GVO verpflichtet, die Kontaktdaten ihrer Datenschutz-beauftragten zu veröffentlichen und diese dem Hessischen Datenschutzbeauftragten mitzuteilen. Um einen reibungslosen Ablauf für die Vielzahl der erwarteten Meldungen zu gewährleisten, wird ein automatisiertes Meldeverfahren auf der Homepage des Hessischen Datenschutzbeauftragten bereitgestellt werden. Das automatisierte Meldeverfahren ist bereits nutzbar. Der Hessische Datenschutzbeauftragte geht davon aus, dass Verantwortliche und Auftragsverarbeiter ihrer Mitteilungspflicht innerhalb von 3 Monaten nachkommen." Link zum Meldeformular:

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Autor: Oliver Krause