Eine Frage, die ich sehr häufig von meinen Kunden höre ist: Jemand überreicht mir auf einer Messe oder sonstiger Begebenheit seine Visitenkarte. Muss meine Firma denjenigen über unsere Datenschutzhinweise informieren?
Der Betroffene nimmt in diesem Fall persönlich den Kontakt auf. Eine formalistischer gestufter Informationsprozess wäre hier angebracht. Dazu gehört zum einen die mündliche Basisinformation mit dem Hinweis auf die Datenschutzerklärung auf der Internetseite.
Pragmatisch und nach dem Sinn und Zweck der Regelung zur Informationspflicht handelt es sich bei der Abspeicherung der Angaben einer Vistenkarte um eine Fallgestalltung des Art. 13, Abs. 4 der DSGVO:
Die Informationspflicht entfällt. Denn der Betroffene hat damit, dass er mit seiner Vistenkarte ausgehändigt, schon zum Ausdruck gebracht, dass er über alle Informationen verfügt, die es Ihm gestatten, die weitere Datenverarbeitung hinzunehmen.
Nicht desto Trotz, dürfen Sie den Betroffenen nun nicht einfach mit Werbemails beschicken. In der Regel spricht man hier auch von einem „Singel Opt-In“ (SOI). Heißt, Sie dürfen den Betroffenen nur bezüglich der bei der Übergabe besprochenen Thematik anschreiben (Zweckbindung). Gegen eine weitere gegenseitige Kommunikation ist auch nichts einzuwenden. Weitere E-Mails werblicher Form bedürfen jedoch eines Doppel-Opt-Ins (DOI).
Spätestens wenn Sie dem Kontakt ein Angebot schicken und seine personenbezogenen Daten in einem CRM System oder ERP System speichern, ist ein Hinweis zum Datenschutz notwendig.
Auf jeden Fall sollten Sie nicht vergessen, auch in Ihren E-Mails einen Hinweis mit Verlinkung auf Ihre Datenschutzerklärung zu geben. Damit kommen Sie ganz automatisch Ihrer Informationspflicht nach DSGVO innerhalb Ihrer Korrepondenz nach.