Viele meiner Mandanten fragen sich derzeit, ob es eine echte datenschutzkonforme Alternative zu Microsoft 365 gibt. Mit dem IONOS Nextcloud Workspace ist nun eine Office- und Kollaborationslösung verfügbar, die genau hier ansetzt: europäisch, DSGVO-orientiert und mit klarer Datenhoheit in Deutschland.
Als externer Datenschutzbeauftragter möchte ich erläutern, was der IONOS Nextcloud Workspace leistet, welche datenschutzrechtlichen Vorteile er bietet – und wo Unternehmen dennoch genau hinschauen sollten.
Was ist der IONOS Nextcloud Workspace?
Der IONOS Nextcloud Workspace ist eine Cloud-basierte Office- und Kollaborationsplattform, die gemeinsam von IONOS und dem Open-Source-Anbieter Nextcloud entwickelt wurde. Ziel ist es, Unternehmen eine souveräne Office-Alternative zu bieten, ohne auf US-Cloudanbieter angewiesen zu sein.
Der Workspace umfasst unter anderem:
- Cloud-Speicher und Dateifreigabe
- gemeinsame Dokumentenbearbeitung (auf Basis von Collabora Online)
- Kalender- und Kontaktverwaltung
- Chat- und Videokonferenzfunktionen
- optionale KI-gestützte Assistenzfunktionen
Gerade für Organisationen mit erhöhten Datenschutzanforderungen ist der IONOS Nextcloud Workspace damit funktional vergleichbar mit bekannten Office-Suites – jedoch mit einem klar anderen Datenschutzansatz.
Warum ist der IONOS Nextcloud Workspace aus Datenschutzsicht interessant?
1. Datenverarbeitung ausschließlich in Deutschland
Ein zentraler Vorteil des IONOS Nextcloud Workspace ist die konsequente Datenverarbeitung in deutschen Rechenzentren. Für Mandanten bedeutet das:
- Anwendung der DSGVO ohne Drittstaatentransfers
- kein Zugriff nach US-Cloud-Gesetzen (z. B. Cloud Act)
- klare Zuständigkeiten bei Aufsichtsbehörden
Aus Sicht eines Datenschutzbeauftragten reduziert dies rechtliche Risiken erheblich – insbesondere im Vergleich zu US-basierten Office-Lösungen.
2. Open-Source-Basis schafft Transparenz
Der IONOS Nextcloud Workspace basiert auf Nextcloud, einer etablierten Open-Source-Plattform. Das hat datenschutzrechtlich mehrere Vorteile:
- höhere Transparenz bei der Datenverarbeitung
- keine versteckten Telemetrie- oder Trackingmechanismen
- bessere Prüfbarkeit im Rahmen von Datenschutz-Audits
Für Mandanten mit internen Compliance-Vorgaben oder externen Prüfpflichten ist das ein nicht zu unterschätzender Pluspunkt.
3. Geeignet für sensible und regulierte Branchen
Der IONOS Nextcloud Workspace richtet sich ausdrücklich an:
- mittelständische Unternehmen
- Gesundheits- und Sozialwesen
- Kanzleien und Beratungsunternehmen
- öffentliche Stellen und Bildungseinrichtungen
Dank granularer Rechteverwaltung, optionaler Zwei-Faktor-Authentifizierung und zentraler Administration lässt sich die Plattform gut in bestehende Datenschutz- und Sicherheitskonzepte integrieren.
Datenschutzrechtliche Prüfpflichten bleiben bestehen
So positiv der IONOS Nextcloud Workspace auch zu bewerten ist: Eine automatische DSGVO-Konformität gibt es nicht.
Aus meiner Beratungspraxis empfehle ich Mandanten insbesondere:
- Abschluss und Prüfung der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV)
- Dokumentation der Nutzung im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
- Bewertung der KI-Funktionen (z. B. Texteingaben mit personenbezogenen Daten)
- Schulung von Mitarbeitenden zur datenschutzkonformen Nutzung
Gerade KI-gestützte Funktionen sollten gesondert betrachtet werden, da hier schnell personenbezogene oder vertrauliche Inhalte verarbeitet werden.
IONOS Nextcloud Workspace vs. klassische Office-Clouds
Aus Datenschutzsicht lassen sich klare Unterschiede festhalten:
| Kriterium | IONOS Nextcloud Workspace | US-basierte Office-Lösungen |
|---|---|---|
| Datenstandort | Deutschland | häufig Drittstaaten |
| Open Source | ja | nein |
| Drittstaatentransfer | nein | regelmäßig |
| Audit-Transparenz | hoch | eingeschränkt |
Für Mandanten, die Wert auf digitale Souveränität legen, ist der IONOS Nextcloud Workspace daher eine ernstzunehmende Option.
Fazit: Für wen lohnt sich der IONOS Nextcloud Workspace?
Der IONOS Nextcloud Workspace ist aus Sicht eines externen Datenschutzbeauftragten eine sehr interessante Office-Alternative, insbesondere für Organisationen mit hohen Datenschutz- und Compliance-Anforderungen.
Er ersetzt nicht automatisch die datenschutzrechtliche Prüfung – erleichtert diese aber erheblich. Wer eine moderne Cloud-Arbeitsumgebung sucht und gleichzeitig Rechtssicherheit, Transparenz und europäische Datenhoheit priorisiert, sollte den IONOS Nextcloud Workspace definitiv in Betracht ziehen.
Ihre nächsten Schritte zur digitalen Souveränität
Der IONOS Nextcloud Workspace kann ein wichtiger Baustein für mehr digitale Souveränität und Datenschutz sein. Ob die Lösung jedoch konkret zu Ihrer Organisation passt, hängt von Ihren internen Prozessen, Datenarten und rechtlichen Anforderungen ab.
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