Mit dem neuen Microsoft Teams Arbeitsort-Feature führt Microsoft eine Funktion ein, die automatisch anzeigen kann, ob Mitarbeitende im Büro oder im Homeoffice arbeiten. Was auf den ersten Blick nach einer praktischen Erweiterung für hybride Teams klingt, wirft aus datenschutz- und arbeitsrechtlicher Sicht erhebliche Fragen auf.
Als externer Datenschutzbeauftragter möchte ich für Mandanten einordnen, was das Microsoft Teams Arbeitsort-Feature leistet, welche Daten verarbeitet werden und welche Pflichten Unternehmen bei der Nutzung beachten müssen.
Was ist das Microsoft Teams Arbeitsort-Feature?
Das Microsoft Teams Arbeitsort-Feature ermöglicht es, den aktuellen Arbeitsort von Mitarbeitenden automatisch in Microsoft Teams anzuzeigen. Die Erkennung erfolgt technisch unter anderem über die Verbindung mit dem Unternehmensnetzwerk, etwa durch:
- Anmeldung im internen Firmen-WLAN
- Nutzung definierter Netzwerk- oder Geräteeinstellungen
Ist ein Gerät mit dem Unternehmensnetz verbunden, kann Teams den Status „im Büro“ anzeigen. Andernfalls wird davon ausgegangen, dass die Person remote arbeitet, z. B. im Homeoffice.
Microsoft begründet das Microsoft Teams Arbeitsort-Feature mit einer besseren Koordination hybrider Teams und der Förderung spontaner Zusammenarbeit im Büro.
Warum ist das Microsoft Teams Arbeitsort-Feature datenschutzrelevant?
1. Arbeitsortdaten sind personenbezogene Daten
Informationen darüber, wo Mitarbeitende arbeiten, sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Auch wenn das Microsoft Teams Arbeitsort-Feature keinen exakten Standort anzeigt, ermöglicht es Rückschlüsse auf:
- Anwesenheit im Büro
- Homeoffice-Nutzung
- Arbeitsmuster einzelner Beschäftigter
Damit unterliegt die Nutzung des Microsoft Teams Arbeitsort-Features klar den datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO.
2. Risiko einer indirekten Mitarbeiterüberwachung
Aus Sicht des Datenschutzes besonders kritisch: Das Microsoft Teams Arbeitsort-Feature kann – je nach Nutzung – den Charakter eines Überwachungsinstruments annehmen.
Problematisch wird es insbesondere dann, wenn:
- Führungskräfte Arbeitsorte zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle nutzen
- Mitarbeitende sich zur Aktivierung faktisch gezwungen fühlen
- keine transparente Kommunikation über Zweck und Grenzen erfolgt
Selbst wenn Microsoft das Feature freiwillig gestaltet, entsteht in der Praxis häufig ein sozialer Druck zur Zustimmung.
3. Mitbestimmung und rechtliche Grundlage sind zwingend erforderlich
Unternehmen dürfen das Microsoft Teams Arbeitsort-Feature nicht ohne Weiteres aktivieren. In Deutschland sind regelmäßig erforderlich:
- Rechtsgrundlage nach DSGVO (z. B. Betriebsvereinbarung)
- Einbindung des Betriebsrats nach § 87 BetrVG
- Transparente Information der Mitarbeitenden
- ggf. Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
Ohne diese Voraussetzungen drohen nicht nur DSGVO-Verstöße, sondern auch arbeitsrechtliche Konflikte.
Pflichten von Unternehmen bei Nutzung des Microsoft Teams Arbeitsort-Features
Als externer Datenschutzbeauftragter empfehle ich vor der Aktivierung des Microsoft Teams Arbeitsort-Features mindestens folgende Schritte:
- Dokumentation im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
- Prüfung der Auftragsverarbeitung mit Microsoft
- Klare Zweckdefinition („Koordination“, nicht „Kontrolle“)
- Technische Einschränkung der Sichtbarkeit, wo möglich
- Schulung von Führungskräften und Mitarbeitenden
Nur so lässt sich das Microsoft Teams Arbeitsort-Feature datenschutzkonform und vertrauenswahrend einsetzen.
Microsoft Teams Arbeitsort-Feature und Unternehmenskultur
Neben der rechtlichen Bewertung sollte auch die Auswirkung auf die Unternehmenskultur berücksichtigt werden. Transparenz ersetzt kein Vertrauen.
In vielen Organisationen gilt:
Je stärker technische Kontrolle wahrgenommen wird, desto größer ist die Gefahr von Misstrauen – insbesondere bei hybriden Arbeitsmodellen.
Das Microsoft Teams Arbeitsort-Feature sollte daher kein Kontrollinstrument, sondern – wenn überhaupt – ein freiwilliges Hilfsmittel sein.
Fazit: Microsoft Teams Arbeitsort-Feature mit Vorsicht einsetzen
Das Microsoft Teams Arbeitsort-Feature zeigt exemplarisch, wie moderne Collaboration-Tools neue datenschutzrechtliche Herausforderungen schaffen.
Aus Sicht eines externen Datenschutzbeauftragten gilt:
- technisch interessant
- rechtlich sensibel
- organisatorisch anspruchsvoll
Unternehmen sollten das Feature nicht unreflektiert aktivieren, sondern in ein klares Datenschutz-, Mitbestimmungs- und Kommunikationskonzept einbetten.